M365 Copilot 替代方案|Excel Word 免費 AI 用法

微軟官方支援文件在講 Word、Excel、PowerPoint 的 Copilot 動態動作按鈕(Dynamic Action Button)時寫得很清楚:這顆按鈕只會出現在「有 Copilot 存取權」的使用者畫面上——也就是持有 Microsoft 365 個人版、家庭版、Premium 訂閱,或 Microsoft 365 Copilot 授權的人;沒有存取權就看不到按鈕。該文件同時說明,這個統一入口自 2026 年 4 月起全球推出、6 月完成(GCC、GCC High、DoD 政府雲環境例外,要到 2026 年 10 月才會看到),Outlook 不受這次入口變更影響。換句話說,對沒有付費的人來說,Word 與 Excel 裡不是「AI 藏起來了」,而是入口根本不會長出來。

商用與教育租戶那邊的變動更直接。多所大學資訊單位(普渡大學、威斯康辛大學麥迪遜分校、華盛頓州立大學等)依微軟訊息中心公告對外說明:自 2026 年 4 月 15 日起,沒有付費 Microsoft 365 Copilot 授權的 Copilot Chat 使用者,無法再在 Word、Excel、PowerPoint、OneNote 中直接使用 Copilot,改到 Microsoft 365 Copilot 應用程式、網頁版與 Teams、Outlook 使用。

這裡有一個很容易被漏掉的分界,而且直接決定你會不會受影響:微軟這次發的是兩份訊息中心公告(MC1253858 / MC1253863),依租戶席次規模分流——約 2,000 席以上的大型組織是直接移除,2,000 席以下的中小型組織則是降級為「標準存取」,也就是功能還在,但尖峰時段的品質與效能會依服務容量調整。上面點名的幾所大學都屬於前者。這一段屬於第二級來源與機構轉述(Computerworld、Office Watch 與各校 IT 公告),微軟公開支援文件並未逐條載明席次門檻;社群討論串上也有席次遠低於門檻的租戶回報功能整個消失。實際待遇請以你的租戶收到的公告為準,方向則與上面那份官方文件一致。

所以真正的問題不是「哪裡還有免費的 Copilot」,而是:當 AI 不在文件裡,工作流要怎麼改。這篇文章給的答案有三個層次——先搞懂自己的帳號屬於哪一種、再把 AI 當成公式與草稿的產生器、最後補上驗證步驟,因為免費層最貴的成本不是錢,是你沒有察覺的錯誤。

如果你正在猶豫「那乾脆付錢算了」,可以先看站內這篇 Microsoft 365 Copilot 值得訂嗎?Excel、Word 功能與方案怎麼選把付費那一側的帳算清楚;付費與免費的功能界線,則可對照微軟 Copilot 免費版與付費版有何不同?。

🛠️ 實戰步驟

步驟一:先分清楚你是哪一種帳號

直接結論:帳號類型決定你手上還剩哪些免費入口,搞錯這一步,後面查什麼教學都對不上畫面。

微軟自 2025 年 1 月起把「工作與教育」和「個人使用」兩套 Copilot 拆開命名,官方文件列出的入口是這樣分的:

公司/學校帳號(Microsoft Entra 帳號):能用的是 Microsoft 365 Copilot Chat,入口包含 Microsoft 365 Copilot 應用程式(網頁、桌面、行動)、copilot.cloud.microsoft、Edge 側邊欄、Outlook 與 Teams 裡的 Copilot Chat,以及在 Copilot 應用程式內的 Word、Excel、PowerPoint 代理程式(注意:是在 Copilot 應用程式裡,不是在 Excel 檔案裡)。
個人帳號(Microsoft 帳號 MSA):能用的是 Microsoft Copilot,入口為 Copilot 應用程式與 copilot.microsoft.com、bing.com/chat 等網頁位址。

操作方式:打開 Word 或 Excel,看右下角有沒有那顆 Copilot 動態動作按鈕。看得到,代表你的帳號有授權,本文其餘步驟你其實用不到;看不到,就照下面的流程走。想確認自己到底有沒有授權,微軟支援站有一頁專門在講「我有哪一種 Copilot 授權」,比在論壇上猜快得多。

💡 為什麼要這樣做?Copilot 這個字在微軟產品線上至少代表四種不同的東西(Office 內的 Copilot、工作用 Copilot Chat、個人用 Microsoft Copilot、Windows 裡的 Copilot)。多數「Copilot 不見了」的求助,其實是拿 A 的教學對著 B 的畫面找。

步驟二:Excel——把 AI 當公式與 Power Query 產生器

直接結論:Excel 這一側,免費 AI 最划算的用法不是「幫我分析這份報表」,而是「幫我寫出那條我自己寫不出來的公式」——因為公式可以當場驗算,分析結論不行。

實際做法是把「資料結構」告訴 AI,而不是把「資料」丟給 AI。開一個免費 AI 對話,貼進這種格式的提示詞:

我在 Excel 用繁體中文介面,工作表欄位如下:
A 欄=日期,B 欄=業務員,C 欄=產品類別,D 欄=金額,資料從第 2 列到第 5000 列。
請給我一條公式:計算「2026 年第二季、產品類別為耗材、金額大於 1000」的合計。
要求:
1. 使用 SUMIFS,不要用陣列公式
2. 直接給我可以貼進儲存格的公式,並逐段說明每個引數對應哪個條件
3. 如果我的 Excel 版本較舊不支援,請一併給替代寫法

這種問法有三個好處:沒有把公司實際數字送出去、AI 不必猜你的欄位、拿回來的東西可以直接貼進儲存格驗算。同樣的模式可以往上延伸到 Power Query 的 M 語言與 VBA 巨集——把「來源長什麼樣、要變成什麼樣」描述清楚,比丟一個模糊的「幫我整理」有效得多。想先把 Power Query 的底子補起來,站內有 Excel Power Query 入門教學可以接著看。

真的需要讓 AI 讀檔案時,各家免費層的規則差很多,這是查證後的現況:

ChatGPT 免費方案:依 OpenAI 官方說明中心,免費使用者每天限 3 次檔案上傳,尖峰時段還可能再調低;檔案本身的上限是單檔 512MB,CSV 或試算表約 50MB,文字類檔案每檔 200 萬 token。
Claude 免費方案:依 Anthropic 官方說明中心(2026 年 4 月 29 日更新),程式碼執行與檔案建立功能對包含 Free 在內的所有方案開放,可以直接產出 .xlsx、.docx、.pptx、.pdf,單檔上傳與下載上限 30MB;免費、Pro、Max 方案需自行到「設定 → Capabilities」把該功能打開。
Claude for Excel(Excel 增益集):官方說明中心明載僅供 Pro、Max、Team、Enterprise 方案使用,免費方案沒有。

換句話說,如果你要的是「AI 直接吐一個算好的 .xlsx 給我」,免費層裡目前條件最寬的是 Claude 的檔案建立功能;如果你要的是「在 Excel 裡面就有 AI」,免費層目前沒有任何一家做得到。

步驟三:Word——大綱、改寫與長文摘要

直接結論:Word 這一側,免費 AI 的價值集中在「還沒有文字之前」與「已經有文字之後」,中間的排版與樣式反而不需要 AI。

三個最省時間的用法:

產大綱:把主題、讀者、篇幅、要涵蓋的重點丟給 AI,要它先回一份 H1/H2 層級的大綱,確認結構沒問題再開始寫。這一步在 Word 的「檢視 → 大綱模式」貼進去,層級會直接對應標題樣式。
改寫語氣:把已經寫好的段落貼進去,指定「改成對外正式公文語氣、每段不超過三句、保留所有數字」。指令越具體,回來的東西越不需要重改。
長文摘要與待辦抽取:會議記錄或合約草稿貼進去,要求「條列出所有含日期的待辦事項,標明負責人,沒寫負責人的標示未指定」——這種有明確抽取規則的任務,免費模型的表現通常就夠用。

Google 這一側要特別說明:Google 文件與試算表裡的 Gemini 側邊欄功能,官方說明中心是放在「Gemini 版文件編輯器」與 Business / Enterprise 的入門文件底下,對應的是 Google Workspace 商用方案或 Google AI 付費方案;免費的個人 Google 帳號能用的主要是 gemini.google.com 這個獨立入口。另外 Google 有一個「Google Workspace Experiments」實驗計畫,官方說明中心裡有一份「個人帳戶適用的隱私權聲明與條款」,個人帳號可以循該計畫試用文件、試算表內的部分 Gemini 實驗功能,但那屬於實驗性質,不等於正式方案。

💡 為什麼要這樣做?Word 的排版、樣式、目錄、合併列印本來就是確定性功能,交給 AI 只會多一層不確定性。把 AI 用在「產生內容」與「壓縮內容」這兩端,錯了你一眼就看得出來。

步驟四:驗證結果

直接結論:免費層最貴的成本不是額度,是沒被發現的錯誤;所以每一條 AI 給的公式與每一段 AI 寫的文字,都要有一個當場能做的檢查動作。

公式類:先在旁邊空白欄用小範圍資料手算一次,對得起來再套用到全表。特別注意 SUMIFS 與 COUNTIFS 的條件順序、以及跨表參照有沒有被 AI 自作主張改成絕對位址。
數字類:AI 引用的任何統計、比例、金額,一律回到原始資料核對。不要接受「大約」「應該是」這種語氣。
文字類:檢查有沒有簡體字與對岸用語混進來(「優化」「視頻」「屏幕」等),繁體中文輸出被塞進簡體詞是常見狀況。
敏感資料:回頭確認整段對話裡有沒有不小心貼進客戶名單、身分證字號、內部報價。已經貼出去的資料,刪掉對話不等於沒送出去過。

📊 四條路線的能力落差

下表是把上面查證到的規則整理成一張對照表,判斷「這個場景該用哪一條路」時可以直接查:

路線	Office 內側邊欄	免費層可用	關鍵限制
Copilot(Office 內建)	有	否	入口只對訂閱或授權使用者顯示
ChatGPT 免費版	無	是	每日 3 次檔案上傳,尖峰可能再降
Claude 免費版	無	是	可產 .xlsx/.docx,單檔 30MB;Excel 增益集限付費
Gemini 免費版	無	是	文件/試算表側邊欄屬付費方案範圍

重點摘要:

想在 Office 介面內用 AI,四條路線裡目前只有付費的 Copilot 做得到,這是能力落差而非設定問題。
想讓 AI 讀你的檔案,ChatGPT 免費版的每日 3 次上傳是最先撞到的牆,適合偶爾用。
想讓 AI 產出可下載的 Excel/Word 檔,Claude 免費層的檔案建立功能是目前門檻最低的一條。
已經在用 Google 生態系,免費帳號請把期待放在 gemini.google.com,不要期待文件與試算表的側邊欄。
四條路線都不會幫你檢查對錯,驗證步驟不能省。

💡 總結:進階玩法與底層邏輯

站長我要先把話說在前面:本文所有規則都來自各家官方文件的 2026 年 7 月 25 日查證結果,不是站長的實測宣稱——這類方案條款改動頻繁,你看到這篇文章時請以官方頁面為準。

把時間軸拉開看,這件事的底層邏輯其實不複雜:2026 年 4 月 15 日起商用租戶的 Copilot Chat 退出或降級於 Office 四大應用程式,加上官方支援文件那句「沒有存取權就看不到按鈕」,兩件事指向同一個結論——微軟正在把「Office 裡的 AI」明確定義成付費功能。同一時間,Anthropic 把檔案建立開放給包含免費在內的所有方案,OpenAI 保留免費層每日 3 次的檔案上傳,Google 則把文件與試算表的側邊欄留在付費方案。三家的策略不同,但對免費使用者的實務結論一致:AI 會在瀏覽器裡等你,不會在你的檔案裡等你。

進階一點的玩法有兩個方向。第一,把常用的提示詞存成範本(Excel 公式產生器、公文語氣改寫器、會議記錄抽取器各一份),每次只換資料結構描述,省下重複打字的時間。第二,如果你的需求已經穩定到「每天都要做同一件事」,那就該認真算一次帳——這時候付費授權買的不是智商,是省下的來回貼上時間,站內 AI 訂閱方案怎麼選 2026 那篇把各檔位在買什麼寫得很清楚。

最後一個提醒,而且是最重要的:免費層的資料處理條款和企業版不同。個人帳號貼進去的內容如何被使用,取決於各家的隱私設定與方案條款。公司資料請走公司核准的工具,這條線不要為了省錢去踩。

❓ 常見問題

Q:我的 Word 以前明明有 Copilot 按鈕,現在不見了,是壞掉嗎?

多半不是。依微軟官方支援文件,Word、Excel、PowerPoint 的 Copilot 入口已統一為動態動作按鈕,而該按鈕只對有 Copilot 存取權的使用者顯示;若你的 Microsoft 365 訂閱到期、或公司收回了 Copilot 授權,按鈕就會消失。另外商用與教育租戶自 2026 年 4 月 15 日起有分流處置:約 2,000 席以上的大型組織,未持付費授權者已無法在這四個應用程式內使用 Copilot Chat;2,000 席以下則是降級為「標準存取」而非完全移除(此分流依第二級來源與各校 IT 公告)。先確認授權狀態與租戶規模,再考慮修復 Office。

Q:那我可以用免費的 Copilot 網頁版處理 Excel 檔案嗎?

個人帳號可以到 copilot.microsoft.com 使用 Microsoft Copilot,公司帳號則是在 Microsoft 365 Copilot 應用程式內使用 Copilot Chat,官方文件也列出應用程式內有 Word、Excel、PowerPoint 的代理程式。但要注意:那是在另一個應用程式裡處理內容,不是在你的 .xlsx 檔案裡即時編輯,兩者的工作流差很多。

Q:免費 AI 產出的 Excel 檔可以直接交出去嗎?

不建議直接交。Claude 官方說明中心自己也寫著,產出的檔案「可能需要檢視與調整才符合你的確切需求」。公式邏輯、數字正確性、格式相容性三件事一定要自己過一次,特別是含日期與貨幣格式的欄位。

Q:這些方法在舊版 Office 也適用嗎?

適用,而且更適用。本文的做法完全不依賴 Office 內建 AI,只需要複製貼上,Office 2016、2019、2021 或永久授權版都能用。真正的限制在 AI 服務端,不在 Office 版本;若你用的是無法連網的封閉環境,那就只剩本機模型一途,那是另一個題目了。

🔗 延伸閱讀

📎 參考資料來源

📖 第一級|廠商官方:

The Copilot Dynamic Action Button in Word Excel and PowerPoint(Microsoft 支援) — 2026-07-25 查證
Manage Microsoft 365 Copilot Chat(Microsoft Learn) — 2026-07-25 查證
File Uploads FAQ(OpenAI 說明中心) — 2026-07-25 查證
Create and edit files with Claude(Claude 說明中心) — 2026-07-25 查證
Use Claude for Excel(Claude 說明中心) — 2026-07-25 查證
Google 文件編輯器說明中心(Gemini 版文件編輯器與 Workspace Experiments 主題) — 2026-07-25 查證

📖 第二級|權威技術媒體與機構公告:

Microsoft Kills Free Copilot Chat in Word, Excel and PowerPoint: What Happens on April 15(Office Watch) — 2026-07-25 查證
Microsoft removes in-app Copilot Chat features for non-licensed users(Purdue University IT) — 2026-07-25 查證
Copilot Chat Removed from Word, Excel, PowerPoint, and OneNote(Washington State University ITS) — 2026-07-25 查證
Microsoft backtracks on Copilot Chat access in M365 apps(Computerworld) — 2026-07-25 查證(席次門檻分流)

⚠️ 本文核心事實以第一級為準,第二級為補充;方案條款與功能範圍可能隨時調整,實際以各家官方頁面為準。

📅 本文查證戳記:2026-07-25 依各家官方說明文件整理撰寫,非站長第一手實測。

若你在後續版本遇到步驟失效,歡迎在留言區回報,站長會更新文章。