Word 追蹤修訂完整教學|開啟、接受拒絕與鎖定

追蹤修訂(Track Changes)就是為了解決這兩個痛點而生。打開它之後,文件進入「留痕模式」:任何人新增的字會加上底線、刪掉的字會變成刪除線,而且不同人的修改各有顏色。誰在什麼地方改了什麼,一目了然。等大家都改完、要定稿時,收稿的人再一條一條決定「接受」還是「拒絕」,文件就會乾淨地收斂成最終版。

這是商務書信、論文口試稿、合約、標案文件的基本功。如果你已經會用 Word 合併列印一次寄出上百封個人化信件,那追蹤修訂就是共筆協作的另一半——前者管「大量產出」,後者管「多人修改」。這篇用官方文件的操作路徑,把開啟、檢視、接受拒絕、鎖定與清稿一次講完。

🛠️ 實戰步驟

步驟一:開啟(與關閉)追蹤修訂

到校閱 → 追蹤修訂。按下去就開啟,再按一次就關閉。Windows 桌面版可以用快捷鍵 Ctrl+Shift+E 快速切換。

開啟後你會看到:刪掉的內容以刪除線標示、新增的內容以底線標示,不同作者用不同顏色區分。關閉後 Word 就停止標記新的變更,但先前已經留下的彩色痕跡不會消失,得靠後面的「接受 / 拒絕」才會真正清掉。

💡 小技巧:在視窗最下方的狀態列按滑鼠右鍵,勾選「追蹤修訂」,就能在狀態列常駐一個開關指示器,隨時知道自己是不是正開著留痕模式,避免改了半天才發現根本沒開。

步驟二:看懂四種「標記檢視」,別被滿江紅嚇到

很多人第一次看到滿頁紅字就慌了。其實在校閱索引標籤的「追蹤」群組裡,有一個控制標記顯示的下拉選單(會顯示目前是「所有標記」還是「簡易標記」),可以切換四種檢視:

檢視模式	你會看到什麼
簡易標記	畫面乾淨,只在有改動的那一行左側顯示一條紅色直線提示
所有標記	完整顯示所有增刪、格式變更,不同審閱者不同顏色
無標記	隱藏所有標記,預覽「全部接受後」的乾淨版本長什麼樣
原稿	顯示尚未修改前的原始文件

這四種只是「顯示方式」,切來切去不會真的改動文件內容。特別提醒:「無標記」和「原稿」只是暫時把痕跡藏起來給你看,修訂其實還在檔案裡,下次別人開檔又會冒出來。要真的定稿,一定得走步驟四。

步驟三:用「顯示標記」決定看誰的、看哪一種

同一份文件三、四個人改,畫面會很擠。到校閱 → 顯示標記,可以再細分:

插入與刪除 / 格式設定:只想專心看內容增刪、暫時不看字體顏色這類格式變更,就把「格式設定」取消勾選。
註解方塊:選擇讓修訂顯示在頁面右側的方塊(氣球)裡,還是直接內嵌在行內。
特定人員:只看某位審閱者的修改,把其他人的先隱藏起來。

步驟四:收稿時接受或拒絕修訂(定案關鍵)

改稿結束、要收斂成最終版時,到校閱 → 在「變更」群組用「上一個 / 下一個」在修訂之間跳轉,逐條決定:

接受下拉選單:接受並移至下一個、接受此變更、接受所有變更、接受所有變更並停止追蹤。
拒絕下拉選單:選項對稱(拒絕此變更、拒絕所有變更…)。
也可以直接在文件裡對某一處修訂按滑鼠右鍵,就地接受或拒絕。

趕時間想一次收掉,就用「接受所有變更」。重要提醒:微軟已把「註解」獨立於追蹤修訂之外,所以接受 / 拒絕不會清掉註解,註解要另外從「校閱 → 刪除 → 刪除文件中的所有註解」處理。清完後可以到校閱 → 檢閱窗格,它頂端的摘要會顯示文件裡還剩幾筆修訂與註解,確認歸零最保險。

步驟五:用密碼鎖定追蹤,防止對方偷偷關掉

發文件給別人審,最怕對方直接把追蹤修訂關掉、神不知鬼不覺地改。到校閱 → 追蹤修訂 → 鎖定追蹤,設一組密碼即可。鎖定期間,任何人都無法關閉追蹤,也不能接受或拒絕修訂,要解鎖得再輸入同一組密碼。

⚠️ 別誤會:鎖定追蹤是「防手滑、防偷關」的協作機制,不是文件加密,擋不住有心人另存新檔繞過。它保護的是「留痕」這件事,不是文件機密性。另外密碼忘了就解不開,只能另存一份新檔重來,設密碼前先想清楚。

步驟六:比較與合併兩份文件

如果拿到的是兩份「沒開追蹤修訂」的檔案(例如對方直接覆蓋存檔傳回來),一樣有救。到校閱 → 比較:

比較:丟進「原始文件」和「修訂後文件」兩份,Word 會自動用修訂標記把差異標出來(也就是所謂的 legal blackline 精確比對),適合驗合約、看對方到底動了哪裡。
合併:把多位審閱者各自改的版本,合併進同一份文件,再一起檢視接受。

步驟七:寄出前徹底清掉修訂與註解(隱私關鍵)

這步最多人漏掉,結果把內部討論的痕跡連同文件一起寄給客戶。記住「隱藏 ≠ 移除」:切到「無標記」只是眼不見為淨,痕跡還在。正確做法三步走:

接受或拒絕所有修訂(校閱 → 接受 → 接受所有變更)。
刪除所有註解(校閱 → 刪除 → 刪除文件中的所有註解)。
到檔案 → 資訊 → 檢查問題 → 檢查文件,跑一次文件檢查,它會揪出殘留的修訂、註解、隱藏文字,以及文件內容中夾帶的作者姓名等個人資訊,一鍵清除。定稿要簽名的話,也可以順手參考在 Word 內建立手寫簽名檔收尾。

💡 總結:進階玩法與踩雷提醒

追蹤修訂難的從來不是操作,而是幾個一再重演的坑。站長我幫你先標出來:

第一,「無標記」不是清稿。它只是把痕跡藏起來給你預覽,很多人切到無標記覺得「乾淨了」就直接寄出,對方一開檔全部現形——一定要走接受 / 拒絕才算數。第二,註解已經和追蹤修訂分家(這是微軟官方文件在 2025 年 11 月更新後明列的變化),所以「接受所有變更」清不掉註解,清稿務必連註解一起刪、再跑一次「檢查文件」雙保險。第三,鎖定追蹤的密碼別亂設,忘了就得另存新檔重來。

把這套流程練熟,共筆改稿的效率會差很多。想再往下鑽 Word 的自動化,推薦接著看用「樣式」讓 Word 目錄自動生成、頁碼一鍵更新,同樣是一次設定、長期省時的基本功。

❓ 常見問題

Q:為什麼我的追蹤修訂關不掉?

兩種常見情況:一是文件被「鎖定追蹤」設了密碼,得先輸入密碼解鎖;二是這份文件是別人以「審閱模式」共享給你的,你這端無權關閉,得另存一份副本,或請對方關掉審閱模式後重新分享。

Q:切到「無標記」是不是就把修訂刪掉了?

不是。無標記只是暫時隱藏標記、讓你預覽乾淨版本,修訂痕跡其實還在檔案裡,下次任何人開檔又會顯示出來。要真正移除,必須逐條(或一次全部)接受 / 拒絕。

Q:舊版 Word(2016 / 2019)也適用嗎?

可以。追蹤修訂是 Word 的長青功能,2016 / 2019 / 2021 / 2024 到 Microsoft 365 位置幾乎相同,都在「校閱」索引標籤。網頁版與 Mac 版選單排列略有差異,但操作邏輯一致。

Q:註解跟追蹤修訂是同一個東西嗎?

不是。現在的 Word 把註解獨立於追蹤修訂之外,所以清稿時「接受所有變更」清不掉註解,得另外用「刪除文件中的所有註解」處理。

🔗 延伸閱讀

📎 參考資料來源

📖 第一級|廠商官方:

在 Word 中使用追蹤修訂 — Microsoft 支援 — 2026-07-08 查證
在 Word 中接受或拒絕追蹤修訂 — Microsoft 支援 — 2026-07-08 查證
比較與合併文件的兩個版本 — Microsoft 支援 — 2026-07-08 查證
透過檢查文件移除隱藏資料與個人資訊 — Microsoft 支援 — 2026-07-08 查證

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📅 本文查證戳記:2026-07-08 依據 Microsoft 365 版 Word 官方文件撰寫。若後續版本選單位置調整,歡迎在留言區回報,站長會更新文章。